home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Magnum One / Magnum One (Mid-American Digital) (Disc Manufacturing).iso / d6 / pc_gl35.arc / PC-PR.DOC < prev    next >
Text File  |  1990-11-21  |  39KB  |  880 lines

  1.  
  2.                               PC-PR
  3.                           Version 1.9
  4.                   Copyright 1990, Jerry Medlin
  5.  
  6.  
  7. PROGRAM DESCRIPTION
  8.  
  9.      PC-PR is a payroll writing program for small and medium
  10. size businesses.  The program runs on a IBM PC or compatible
  11. computer with one disk drive and 128k memory.
  12.  
  13.      PC-PR is Shareware.  You are free to try the program and
  14. are encouraged to give copies to anyone who might use it.  Since
  15. the federal tax tables are included in the program, you need an
  16. updated version of the program each year.  The cost for the
  17. updated program is $35.  The program as distributed, includes
  18. the 1991 federal tax tables.  To receive a copy of the program
  19. with 1992 tax tables send $35 to:
  20.  
  21.           Jerry Medlin
  22.           1461 Sproul Avenue
  23.           Napa, Ca.  94559
  24.  
  25.      To order using Master Card or Visa, call (707) 255-4475.
  26.  
  27.      Your payment will also entitle you to limited telephone
  28. assistance and a configuration program to change certain
  29. features of the program.
  30.  
  31.      To run the payroll program, simply type "PC-PR" at the DOS
  32. prompt.  If you want to specify a drive and path for your data,
  33. add the drive and path description after the program name.  i.e.
  34. type "PC-PR C:PAYROLL\" to use the directory named PAYROLL on
  35. the C drive for data files.  If you want the root directory on B
  36. drive, type "PC-PR B:"
  37.  
  38.      You will be asked to enter a date.  This date is used to
  39. date all of the payroll checks written.  You will also be asked
  40. to enter a memo line to print on the payroll checks.  Press the
  41. Enter key if you do not wish to print a comment or memo line on
  42. the payroll checks.
  43.  
  44.      A menu is then displayed:
  45.  
  46.           Enter or Change Employee Data
  47.           Enter or Change Payroll Checks
  48.           Print Employee Listing
  49.           Print Payroll Check Listing
  50.           Print Payroll Ledger
  51.           Print Quarterly Payroll List
  52.           Federal Liability by Paydate
  53.           Start a New Quarter or Year
  54.           Enter or Change Employer Data
  55.           Export ASCII Data
  56.           End Processing
  57.  
  58.      Use the arrow keys to highlight your selection, then press
  59. enter.
  60.  
  61.      PC-PR is fast because it works with data in memory.  The
  62. capacity is limited by available memory.  Because memory is
  63. shared by the data, with more employees on file, fewer payroll
  64. checks can be entered.  PC-PR allows a maximum of 1000 employees
  65. and 1000 payroll checks per accounting period with 512k of
  66. memory.  With 256k the capacity is reduced to about 200
  67. employees and 200 checks.
  68.  
  69.      Each time the menu is displayed, the number of payroll
  70. checks that can be added with the available memory is printed at
  71. the bottom of the screen.  The number of employees that can be
  72. added is obtained by dividing this number by 2, as each employee
  73. takes up twice as much memory as a payroll check entry.
  74.  
  75.      Since a power interruption will result in loosing all the
  76. data currently entered into the program, occasionally save your
  77. data back to the disk.  This is done by selecting End Processing
  78. from the menu.  The current data will be saved to the disk.  You
  79. will be asked "Do you want to end ?".  Answer with an "N" and
  80. you may resume processing.
  81.  
  82.  
  83. THE PROCESSING CYCLE
  84.  
  85.      Payroll checks may be written on any cycle from daily to
  86. annually.  After each batch of payroll checks, print the Payroll
  87. Check Listing report and the Payroll Ledger report.  This will
  88. provide a printed "audit trail", so you will know where you got
  89. all those numbers on the employee's W-2s.
  90.  
  91.      Payroll Checks are printed as the payroll data is entered.
  92. When all of the payroll checks for the current payroll have been
  93. printed, you may begin printing reports.  Reports may be printed
  94. in any order, and as often as desired.  If you discover an error
  95. in any of the reports, correct the problem and reprint the
  96. report.  At any time, you can stop processing by choosing the
  97. End Processing selection from the menu.  Data will automatically
  98. be saved.
  99.  
  100.      When you start the program, you are asked "Do you want to
  101. start a new payroll period? (Y/N)".  If you answer the question
  102. with a "N", the latest payroll checks are loaded and you may add
  103. additional entries.  If you answer "Y", the current period
  104. balances are set to zero and the payroll checks for the previous
  105. period are saved for later review.  You may then begin entering
  106. a new payroll.  Important:  If you don't print either the
  107. Payroll Check Listing or the Payroll Ledger report, you won't be
  108. able to start a new period, because you won't be asked "Do you
  109. want to start a new payroll period?".
  110.  
  111.  
  112. ENTER OR CHANGE EMPLOYER DATA
  113.  
  114.      Before you do anything with PC-PR you need to enter a
  115. screen of employer information.  This employer information is
  116. only entered once, but can be changed whenever any of the
  117. relevant data changes.  Select ENTER OR CHANGE EMPLOYER DATA
  118. from the main menu.  When the program is first run, most of the
  119. data is blank.  By using the up and down arrows, you can select
  120. each field to be changed and, by pressing "C", you may change
  121. the information in that field.
  122.  
  123.      Space is provided for the employer name (2 lines), employer
  124. address (2 lines) and employer federal and state identification
  125. numbers.  The first line of the employer name is printed on all
  126. reports.  The remaining name and address information is used
  127. only for printing W-2's at the end of the year.
  128.  
  129.      The number of paydays per year is required to calculate
  130. federal income tax to be withheld and must be a number between 1
  131. and 52.  Weekly payroll is 52 paydays per year, semimonthly
  132. payroll is 24 paydays per year, biweekly payroll is 26 paydays
  133. per year and monthly payroll is 12 paydays per year.  If the
  134. federal withholding amounts are calculating incorrectly, it is
  135. because you have not entered the correct number for the number
  136. of paydays per year.
  137.  
  138.      Next you must fill in the information for payroll
  139. deductions.  There are 6 deductions possible with PC-PR.  The
  140. first deduction is always federal income tax withholding (FWH).
  141. The next deduction is always Social Security and Medicare
  142. (FICA).  The remaining four deductions may be renamed for your
  143. application.  You may also set a limit for each deduction and
  144. the percentage to be withheld.  Tax will be withheld at the rate
  145. you enter until the limit is reached.
  146.  
  147.      If you have an unlimited deduction, enter 999999 for the
  148. limit.
  149.  
  150.      A zero value for the limit and percentage means this
  151. deduction must be input by the user.  Such is the case with some
  152. state income taxes, and for any miscellaneous deductions.
  153.  
  154.      A negative value for deduction percent will tell the
  155. program to calculate the tax as a percentage of federal
  156. withholding.  So, if your state income tax is 10 percent of
  157. federal income tax, you should enter 10.00- for the deduction
  158. percent for that deduction.
  159.  
  160.      A negative value for the deduction limit will tell the
  161. program to reduce the annual taxable income by that amount per
  162. dependent before multiplying it by the percentage.  For
  163. instance, Illinois state income tax is calculated by reducing
  164. the taxable pay by $1000 per dependent on an annual basis and
  165. multiplying it times 2.5 percent.  So, you would enter -1000 for
  166. the deduction limit and 2.50 for the percentage.  Several other
  167. states have similar withholding plans, including Michigan (1800
  168. per dependent and 4.60 percent) and Indiana (1000 per dependent
  169. and 3.40 percent).
  170.  
  171.      When you enter a value of 99.99 for the deduction percent
  172. the word "State" be displayed for the percentage.  That will
  173. tell the program to use the state income tax withholding table.
  174. The opening screen of PC-PR states which state tax table is
  175. supported.  If no state is mentioned in the opening screen, the
  176. California tax table is included.
  177.  
  178.      If the description for a withholding field is blank, you
  179. will not be asked to enter a number in that field when you write
  180. payroll checks.  This avoids the inconvenience of pressing the
  181. enter key to skip unused deduction fields when entering payroll
  182. checks.  Use the space bar to change any field to blank.
  183.  
  184.      You may input information for calculating up to 4 employer
  185. payroll tax amounts in addition of Social Security and Medicare
  186. Insurance.  This information is used to print a summary of
  187. payroll taxes due for the quarter at the bottom of the payroll
  188. ledger report, but has no effect on the calculations for
  189. employee's payroll checks.  It is especially useful for
  190. calculating employer paid payroll taxes such as federal
  191. unemployment insurance (FUI).  FUI is based on payroll paid up
  192. to a certain amount for each employee.
  193.  
  194.      Since PC-PR requires a printer capable of printing at least
  195. 96 characters across a page, you must let the program know what
  196. printer codes are required to set your printer to 10 and 12
  197. characters per inch (cpi).  If your printer is already set up to
  198. print at least 96 characters or you use switches to set the
  199. printer pitch then you can leave this part blank.  Otherwise,
  200. enter in hexadecimal the code or codes required to change your
  201. printer pitch to 10 cpi and 12 cpi.  Appendix A at the end of
  202. this manual contains the codes for several popular (and not so
  203. popular) printers.  If your printer is not listed, the
  204. information should be available in your printer manual.
  205.  
  206.      If you have a fairly new printer, chances are it is Epson
  207. compatible.  So, before trying to read your printer manual, try
  208. 1B50 for 10 CPI and 1B4D for 12 CPI.  If the printer codes are
  209. correct, the report headings should be printed without any
  210. extraneous characters and without wrapping around at the end of
  211. the line.  Make sure you enter the 0 character as a zero, not a
  212. capital letter O.
  213.  
  214.      The following is an example of a completed employer data
  215. screen for the state of California for the 1991 tax year and
  216. using a Prowriter or C-Itoh 8510 printer.  Your data will vary
  217. depending on state law and the type of printer you are using.
  218.  
  219.      Employer Data
  220. >>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>
  221.  
  222. Name 1      JOHN HENRY'S DRILLING       Printer Control Codes
  223. Name 2      & EXCAVATING INC.
  224. Address 1   333 OAT HILL ROAD
  225. Address 2   CALISTOGA, CA.  94598       10 Cpi    1B4E
  226. Federal ID  94-2678232                  12 Cpi    1B45
  227. State ID    250-7432-4
  228. Paydays per year    26
  229.  
  230.     Employee Taxes:                Employer Taxes:
  231. Deduction    Limit     Percent     P/R Tax      Limit    Percent
  232.  FWH         None      Internal     Soc S       53400      6.20
  233.  FICA        2 Limits  Internal     Med        125000      1.45
  234.  SDI         31767       1.00       SDI         31767      1.00
  235.  SWH             0      State       SUI          7000      1.60
  236.  Insur           0       0.00       ETT          7000      0.10
  237.  Other           0       0.00       FUI          7000      0.80
  238. >>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>
  239.  Use the arrows to move the pointer
  240.  then <C> to change or <Esc> to exit.
  241.  
  242.  
  243.  
  244. ENTER OR CHANGE EMPLOYEE DATA
  245.  
  246.      Employee information is entered and changed using this
  247. selection from the menu.  Enter the following information for
  248. each employee:
  249.  
  250.      Employee name - Up to 25 characters are available.
  251.  
  252.      Street Address - Up to 25 characters for the street
  253.      address.
  254.  
  255.      City, State & Zip - Up to 25 characters for the city, state
  256.      & zip code.
  257.  
  258.      Sort by - A ten character code used to sort employees in
  259.      alphabetical order.  Employees are sorted each time you
  260.      leave the ENTER OR CHANGE EMPLOYEE DATA section.  In most
  261.      cases, you will want to enter the employee's last name,
  262.      followed by as much of the first name as will fit in the
  263.      remaining characters.  For instance, if the employee's name
  264.      is Jerry Medlin, the employee code would be MEDLINJERR.
  265.      When a new employee name is entered, the program will make
  266.      a pretty good guess and enter a sort code for you.  If you
  267.      want to change the sort code, press the escape key.
  268.  
  269.  
  270.      Social Security - Enter the employee social security number
  271.      without spaces or dashes.  Dashes are added later, when the
  272.      social security number is printed on reports.
  273.  
  274.      Status - Marital status can be either M for married or S
  275.      for single.
  276.  
  277.      Allow - The number of allowances claimed by the employee.
  278.      Enter a number from 0 to 9 or the letter E, if the employee
  279.      is exempt from federal tax.  Entering an S for allowance
  280.      will tell the program to input federal tax from the
  281.      keyboard, instead of calculating it.
  282.  
  283.      Rate - The employees hourly wage rate.  If you wish, you
  284.      can enter the pay rate for a whole pay period, then enter
  285.      the hours as 1 when entering payroll check data.
  286.  
  287.      Dept - Enter a department number between 0 and 9.  This
  288.      number is used to summarize payroll by department at the
  289.      end of the Payroll Check Listing.  When an employee no
  290.      longer works for you, enter an "X" for department and the
  291.      employee will be omitted from payroll and employee
  292.      listings, but retained for W2 purposes.
  293.  
  294.      Pressing the Escape key during entry takes you back to the
  295. previous field.  Pressing the Escape key at the first entry
  296. takes you to the command mode.  The command mode allows you to
  297. scroll up and down through the employee names, delete employees
  298. and change employee information.  Pressing the Escape key from
  299. command mode takes you back to the menu.
  300.  
  301.      If you don't know the employee's address or social security
  302. number, you can leave that information blank for now, and fill
  303. it in later using the <C> Change option.
  304.  
  305.      The <E> Enter New Balances command allows you to enter new
  306. quarter and year to date balances for an employee.  Be careful!
  307. The principal purpose of this selection is to allow you to enter
  308. opening balances when you first begin using PC-PR.  It will also
  309. allow you to enter incorrect balances and foul things up!
  310.  
  311.      At times, you may want to find an employee without
  312. scrolling through the entire employee list.  To do this, use the
  313. <G> Go to Employee selection from the command mode.  Enter the
  314. employee's name, or even the beginning of the name, and the
  315. program will take you immediately to that employee.
  316.  
  317.      All acceptable commands are printed at the bottom of the
  318. screen.
  319.  
  320.  
  321. ENTER OR CHANGE PAYROLL CHECKS
  322.  
  323.      Payroll checks are printed on a common check form from New
  324. England Business Services (NEBS).  Order the checks pre printed
  325. and numbered.  You will need to send a voided check with your
  326. account number, your company name and address and the beginning
  327. check number to:  NEBS, 500 Main Street, Groton, MA  01470.  You
  328. can get pricing and order information by calling NEBS at 1-800-
  329. 388-3810.  The form number is 9022 and the catalog code number
  330. is 95111.
  331.  
  332.      With the PRCONFIG program provided to registered users you
  333. can print on a variety of check forms.  See the description of
  334. PRCONFIG at the end of this manual for details.
  335.  
  336.      The ENTER OR CHANGE PAYROLL CHECKS selection allows you to
  337. enter or change payroll checks.  Payroll checks are normally
  338. printed as the payroll information is entered.  This normally
  339. causes no delay with most printers, and results in a shorter
  340. overall time for doing a payroll.  If you prefer, you can skip
  341. printing the checks as they are entered, and print them one at a
  342. time using the <P> Print command.
  343.  
  344.      Before any payroll checks are entered, you must have
  345. entered your employer information into the program as explained
  346. in the previous section.
  347.  
  348.      The following information must be entered to calculate a
  349. payroll check:
  350.  
  351.      Date - The date entered at the beginning of the processing
  352.      period is automatically entered for each payroll check.
  353.      The only way to change the date is to go back to the date
  354.      entry at the beginning of the program and enter a new date.
  355.  
  356.      Employee Name - You don't have to type in the employees
  357.      name.  Just use the up and down arrows on the number pad to
  358.      search for the employee you want to pay.  When you find the
  359.      right employee, press the enter key.  There is no need to
  360.      memorize employee numbers.  Payroll checks are entered by
  361.      name only.
  362.  
  363.      Check Number - Up to 4 characters for the check number.
  364.      Alphabetic characters are allowed.  Pressing the enter or
  365.      plus <+> key enters a number equal to the previous check
  366.      number plus one.
  367.  
  368.      Total Hours - The total hours worked by the employee for
  369.      the pay period.  This will be multiplied by the rate
  370.      entered for the employee to determine regular pay.  The
  371.      total hours should include any overtime hours.
  372.  
  373.      O.T. Hours - Overtime hours worked for the pay period.
  374.      This number will be multiplied by one half the rate entered
  375.      for the employee to determine the overtime excess pay.
  376.      Only the overtime EXCESS is paid as overtime, the rest of
  377.      the overtime is included with the regular pay.  So, if a
  378.      weekly employee worked 42 hours, enter 42 hours for Total
  379.      Hours and 2 hours for O.T. Hours.
  380.  
  381.      Other Income - Enter the dollar amount of any other income
  382.      to be paid during this pay period.  Use this entry for
  383.      entering total pay for salaried employees, or any extra pay
  384.      for hourly employees.
  385.  
  386.      Non Taxable - If you want to add a non taxable payment to
  387.      the check (such as an auto allowance or reimbursement for
  388.      supplies paid for by the employee), you can enter it here.
  389.      Be sure the amount you are entering is, in fact, non
  390.      taxable, because the amount will be added to the net check
  391.      with no deductions taken.
  392.  
  393.      The program will then instantly calculate the payroll
  394. deductions that are supposed to be calculated and prompt you to
  395. enter the deductions which are not calculated.  You will then be
  396. presented with four choices:
  397.  
  398.  
  399. <Enter> or <+>  Print this check       <C> Change this check
  400. <X> Skip Printing                      <Esc> Cancel this check
  401.  
  402.      Normally you will press the enter or plus key and the check
  403. will be printed.  If you made an error in one of the steps
  404. above, or if you want to change one of the deduction amounts,
  405. select <C> and you will be given an opportunity to change any of
  406. the check information, and then returned to the above four
  407. choices.  Should you not want to print the check at this time,
  408. you can press the X key.  The <X> Skip Printing choice is
  409. usually used when you want to enter a manually written check
  410. into the payroll.  Pressing the Escape key will cancel the
  411. check.
  412.  
  413.      Pressing the Escape key during entry takes you back to the
  414. previous field.  Pressing the Escape key at first entry position
  415. (Name) takes you to the command mode.
  416.  
  417.      The command mode allows you to scroll up and down through
  418. the entries, delete entries, change entries, and print any
  419. checks you left unprinted.  From the command mode, press the <T>
  420. Total key to see the total of all the payroll checks written so
  421. far.
  422.  
  423.      Pressing the Escape key from command mode takes you back to
  424. the menu.  All the available commands are printed at the bottom
  425. of the screen and may be chosen by a single keystroke.
  426.  
  427.  
  428. PRINTING REPORTS
  429.  
  430.      When you first enter the PC-PR program, you are asked to
  431. enter a report date.  This date is used on all reports.  If you
  432. want to change the report date, press Escape at the Main Menu.
  433.  
  434.  
  435. PRINT EMPLOYEE LISTING
  436.  
  437.      This is a listing of all current information for each
  438. employee.  Use this sheet as a payroll input sheet for the next
  439. pay period, and to check addresses and social security numbers
  440. for accuracy.
  441.  
  442.      You may also choose to print the list in Mailing Label
  443. format.  A mailing label for each employee can be printed on
  444. standard 3.5" X 15/16" labels.
  445.  
  446.  
  447. PRINT PAYROLL CHECK LISTING
  448.  
  449.      This report lists all of the payroll checks written for the
  450. payroll period.  At the end of the payroll check listing, the
  451. total of all checks is printed followed by a breakdown of
  452. payroll by department.  Print and retain this report after each
  453. payroll for a permanent record.
  454.  
  455.  
  456. PRINT PAYROLL LEDGER
  457.  
  458.      The payroll ledger is an important "audit trail" for the
  459.  PC-PR program.  It lists each employee with his or her payroll
  460. balance at the beginning of the payroll period.  Each payroll
  461. check for the employee is listed followed by the quarter to date
  462. and year to date balances for the employee at the end of the
  463. payroll period.
  464.  
  465.      At the end of the Payroll Ledger report, the quarterly
  466. payroll tax liabilities are calculated and printed.  These
  467. numbers have no effect on payroll, but are there to help you
  468. fill out the various state and federal payroll tax forms. The
  469. calculations are based on information you entered in the ENTER
  470. OR CHANGE EMPLOYER INFORMATION section of the program.
  471.  
  472.      Important!  If you don't print either the Payroll Ledger
  473. Report or the Payroll Check Listing, the program will not ask
  474. you if you want to start a new payroll period at the beginning
  475. of the program.  This is done to assure a payroll audit trail.
  476.  
  477.  
  478. PRINT QUARTERLY PAYROLL LIST
  479.  
  480.      This report prints a list of employee names, social
  481. security numbers and quarterly earnings.  Years ago, a similar
  482. listing called the "941a" was required with the Employer's
  483. Quarterly Federal Tax Return.  The 1982 Paper Reduction Act
  484. eliminated the requirement for the 941a.  (The Paper Reduction
  485. Act also required the addition of a "Paper Reduction Act Notice"
  486. to every federal form.)   Most states still require the 941a
  487. form information in a slightly different format, and many even
  488. have additional requirements.
  489.  
  490.      It is impossible to support the whims of 50 individual
  491. states, but this report does print on California's successor to
  492. the 941a: the DE-3B form.  Also, for those enlightened states
  493. that allow you to provide the list in a variety of formats, this
  494. report will do nicely.  You may also print this report to a
  495. file, then load it into your word processor for editing.
  496.  
  497.  
  498. FEDERAL LIABILITY BY PAYDATE
  499.  
  500.      This report will give you the Federal Liability by Paydate
  501. information required at the bottom of the Federal Form 941.  The
  502. letters A,B,C etc. printed on the screen correspond with those
  503. on the bottom section of the 941 form.  For this report to be
  504. correct, you must have completed the quarter using this program.
  505. The totals on this report may vary from the total liability by a
  506. few pennies, due to round off errors.
  507.  
  508.      This reports is calculated from the payroll checks saved
  509. for each period.  Remember, the number of payroll periods saved
  510. defaults to 14.  If you are paying weekly and wish to retain
  511. more than one quarter, you need to use the PRCONFIG program to
  512. increase the number of payroll periods saved a higher number.
  513.  
  514.  
  515. START A NEW QUARTER OR YEAR
  516.  
  517.      At the end of each quarter, before you print the first
  518. payroll check for the new quarter, use this selection to set all
  519. employee quarter to date balances to zero.  At the end of the
  520. year, all employee year to date balances should be set to zero.
  521. You will be asked to enter a "Q" to zero quarter to date
  522. balances or a "Y" to zero year to date balances.  Pressing any
  523. other key will return you to the menu with no changes made.  The
  524. program will attempt to remind you when it is time to start a
  525. new quarter or year, by looking at the system date in your
  526. computer.  Even if you forget to start a new quarter or year at
  527. the proper time, this option will work as long as you haven't
  528. started a second payroll period for the new quarter or year.
  529.  
  530.  
  531. EMPLOYEE HISTORY REPORT
  532.  
  533.      The program retains payroll checks from the last 14 payroll
  534. periods on your data disk.  The employee history report allows
  535. you to review those checks for any or all employees.  This
  536. report is sometimes helpful in filling out state or local
  537. reports requesting the number of payroll periods worked.
  538.  
  539.  
  540. EXPORT ASCII DATA
  541.  
  542.      This selection prints the employee data to a file named
  543. EMP.PRN and the payroll check data to a file named PRC.PRN.
  544. These files can then be read into many spreadsheet and database
  545. programs, allowing you to use the data for other purposes.
  546.  
  547.      The files PRC.PRN and EMP.PRN are created as soon as you
  548. select this option from the menu.  You can load the resulting
  549. data into LOTUS 123 using the import/numbers option.
  550.  
  551.      The Export ASCII Data option is provided only as a
  552. convenience for those advanced users who need the data for other
  553. purposes.  Otherwise, you need not use this option.
  554.  
  555.  
  556. SAVE DATA AND END
  557.  
  558.      When processing is completed you must exit the program
  559. using this selection.   If you just want to save the current
  560. data to the disk without ending, you may answer "N" to the
  561. question "Do you want to end processing?" and return to the
  562. menu.
  563.  
  564.  
  565. PROGRAM LIMITATIONS
  566.  
  567.      I have tried to write a simple payroll writing program
  568. which complies with the multitude of state and federal laws
  569. regarding payroll.  As a result, the program works for most
  570. payroll situations, but not for all.
  571.  
  572.      If you have different payroll periods for different
  573. employees, you must remember to change the "Paydays per Year"
  574. under "Enter or Change Employer Data" each time the payroll
  575. period changes.
  576.  
  577.      In addition, the following situations will require amounts
  578. to be manually entered or changed before the check is printed:
  579.      State Income Tax Withholding - At present, the program
  580. supports most states plus all states with an income tax that is
  581. 1) a fixed percentage of gross pay, 2) a percentage of federal
  582. taxes, 3) a fixed percentage of gross pay after a flat deduction
  583. or 4) zero.  If your state is not supported, it only takes a few
  584. seconds per check to enter the state withholding manually.
  585.  
  586.      Family employees - If you are a sole proprietorship and you
  587. pay your children, you must manually change the FICA deduction
  588. to zero after it is calculated.  Remember, the tax due
  589. calculations at the end of the Payroll Journal will include the
  590. family employee.  This amount must be subtracted before
  591. calculation of the tax due.
  592.  
  593.        Earned Income Credit - I have never known an employee to
  594. claim this credit.  If you have one, you must manually calculate
  595. the amount and enter it in the federal withholding field, and
  596. keep a separate manual record of the amount.
  597.  
  598.        Additional withholding amount - If an employee wants an
  599. additional amount added to his or her federal withholding, you
  600. must enter it manually.
  601.  
  602.  
  603. USING THE CONFIGURATION AND W-2 PRINTING PROGRAM
  604.  
  605.      The configuration program (PRCONFIG.EXE) is provided to all
  606. registered users.  It allows you to change certain features of
  607. PC-PR and to print W-2's at the end of the year.  The
  608. PRCONFIG.EXE program and the main program (PC-PR.EXE) should be
  609. on the same disk drive and subdirectory when you configure your
  610. copy of PC-PR.  Run the program by typing PRCONFIG at the DOS
  611. prompt.  To configure PC-PR, select the first menu choice.
  612. Then, use the up and down arrows to move the pointer and then
  613. press <C> to change an item.  You can change the following
  614. information:
  615.  
  616. Display Colors - If you have a color adapter and monitor, you
  617. can change the colors for screen borders, program prompts,
  618. data, and background.  Allowable colors are from 0 to 15
  619. (except for background color which can only be from 0 to 7).
  620.  
  621. The display will be instantly updated as you enter the new
  622. colors.
  623.  
  624. Laser Printer? - You will also be able to change the way PC-PR
  625. starts a new page.  Usually, PC-PR starts a new page by
  626. counting lines until the page total equals 66 lines (or 42 lines
  627. for checks).  If you enter a "Y" for the laser printer question,
  628. PC-PR will start  a new page by issuing a form feed command.
  629. This works on most other printers too, but requires that you set
  630. the top of form before you start printing.
  631.  
  632. Disk Drive and Path - Enter a drive and path designation for
  633. PC-PR data.  If you want the program to read data from the B
  634. drive, enter B:.
  635.  
  636. User Changeable Input Field Name - Normally, this field is just
  637. called "Non Taxable" and the amount is added to the net pay with
  638. no deductions calculated.  But if you want to get more specific
  639. by calling it "Auto Allowance" or "Expense Reimb" you may do so.
  640.  
  641. User Changable Status - You may also change how the User
  642. Changable field is treated to cover situations where income or
  643. deductions are handled differently for different taxes.  For
  644. example, a 401K retirement deduction which is subject to Social
  645. Security (FICA) taxes, but not Federal Income Tax.  The
  646. following choices are allowed:
  647.  
  648. E    Expense reimbursement - This is the default value.  The
  649.      amount is added to net pay with no deductions taken and
  650.      does not appear on the W-2.
  651.  
  652. 4    401K retirement plan - The amount is excluded when
  653.      calculating federal and state withholding taxes and
  654.      deducted as deduction number 6.  The amount will also be
  655.      excluded from boxes 10 and 25 on the W-2 form.  Use the W-2
  656.      setup discussed below to put deduction number 6 and write
  657.      "401K Plan" in box 17 of the W-2.
  658.  
  659. C    Cafeteria Plan - The amount is subtracted from gross wages
  660.      and does not appear on the W-2.
  661.  
  662. T    Tips - The amount is added to gross pay and deducted as
  663.      deduction number 6.  Use the W-2 setup discussed below to
  664.      put deduction number six in block 13 on the W-2.
  665.  
  666. O    Other Income - You may use the user changeable field as
  667.      simply another "Other Income" field for things like
  668.      vacation pay.  The amount is added to gross pay and subject
  669.      to all deductions.
  670.  
  671. Payroll Periods to Save - The PC-PR program saves previous
  672. checks on your  data disk for later review with the Employee
  673. History Report option.   Normally, the payroll checks for the
  674. previous 14 payroll periods are  saved.  You may modify this
  675. number to be anywhere from zero to 99 payroll periods.
  676. Remember, the more data you save, the more room you need on the
  677.  
  678. data disk and the more time it will take to review an employee's
  679. history.
  680.  
  681. Top or Bottom Stub Check - PC-PR normally prints on a check
  682. form with the stub on the bottom.  Enter a  "T" for top stub or
  683. a "B" for bottom stub.
  684.  
  685. Check Number Printed on Check? - Print the check number on the
  686. body of the check as a control number.  Enter "Y" or "N".
  687.  
  688. Long Laser Check? - If you have a laser printer you can choose
  689. the new 11 inch long laser checks.  You will not be asked this
  690. question unless you answer "Y" for laser printer.
  691.  
  692.      When you have finished making your changes, press the
  693. escape key to return to the main menu.  When you exit the
  694. program, you will then be asked if you want to save the changes.
  695. If you answer with a Y, both the configuration program and PC-PR
  696. are changed until you run the configuration program again.
  697.  
  698. CHECKS SUPPORTED
  699.  
  700.      Normally, PC-PR prints on NEBS check form 9022 which is a
  701. bottom stub check.  By combining the Top/Bottom choice with the
  702. Yes/No choice for "Check Number Printed on Check", you can
  703. choose from a variety of different check styles.  Use this chart
  704. to configure the PC-AR program for the proper check.
  705.  
  706. NEBS Form Number    Stub Location  Num on Check?  Long Check?
  707. =============================================================
  708. 9020                Top            Yes               *
  709. 9022                Bottom         No                *
  710. 9024                Top            No                *
  711. 9027                Top            No                No
  712. 9215                Bottom         Yes               *
  713. 9039                Top            No                Yes
  714.  
  715.           * Not normally used on laser printer
  716.  
  717.      "Number on Check" means that the program prints the check
  718. number on the body of the check as a control number.  You should
  719. always order checks with the check number preprinted on the
  720. check.
  721.  
  722.      To order by telephone, call 1-800-388-3810 and tell them
  723. the catalog code is 95111.
  724.  
  725. PRINTING W-2'S
  726.  
  727.      Before printing W-2's, check the standard setup for W-2's
  728. by selecting the second menu choice in the PRCONFIG program.
  729. You can select which deductions you want printed in the
  730. different blocks of the W-2 form.  For instance, if you use the
  731. third deduction for state withholding, change the number after
  732. block 24 from 4 to 3.  You should also enter the correct state
  733. and locality for state and local taxes.
  734.  
  735.      If any of the blocks along the top of the W-2 form require
  736. checking, it will have to be done manually.  So, if an employee
  737. has a deferred compensation or pension plan or is deceased, be
  738. sure to go back and manually X out the proper block after you
  739. print the W-2.
  740.  
  741.      W-2's will print on standard, one-wide W-2 forms, but since
  742. most printers are not capable of printing 6 copies, you might
  743. want to order W-2 forms in "twin sets".  New England Business
  744. Service (NEBS) offers W-2 forms in 3 part employee and 3 part
  745. employer forms which you print separately.  The form number is
  746. 9859 and the catalog code number is 95111.
  747.  
  748.      If you use a laser printer, the program will print on NEBS
  749. six part W-2 for laser printers.  The form number is 12432 and
  750. the catalog code number is 95111.  Be sure you choose laser
  751. printer operation under the payroll configuration.
  752.  
  753.      To order W-2's by telephone, call 1-800-388-3810 and tell
  754. them the catalog code is 95111.
  755.  
  756. CREATE DISK FILE
  757.  
  758.      For 1990, PRCONFIG will create a disk file named W2REPORT
  759. to file with the Social Security department instead of the pink
  760. copy A of form W-2.  This "Magnetic Media" filing is now
  761. required for all employers with more than 250 employees.  The SS
  762. Administration doesn't make it easy though.  Even if you are
  763. required to file on magnetic media, you must request permission
  764. to do so.  (Just in case you forget who is really in charge.)
  765. One of the requirements is that the city, state and zip be
  766. separated.  This program will do that IF you have entered
  767. employer and employee addresses in normal city, state and zip
  768. order with the state entered as the standard two character
  769. abbreviation and separated by a space or a comma from the zip
  770. code.  Due to the strict requirements placed on magnetic media
  771. submissions by the Social Security Administration and the wide
  772. variations in possible data entered, I do not guarantee that
  773. your data will be accepted.
  774.  
  775.  
  776. DATA FILES
  777.  
  778.      Data files are created automatically by PC-PR.  If you wish
  779. to back up data files only, copy these files to another disk
  780. using the DOS copy or BACKUP command.
  781.  
  782. PC-PR.EMP      Employee data files with balances.
  783. PC-PR.PRC      Current period payroll checks.
  784. PR1.PRC, PR2.PRC, PR3.PRC, etc. contain the previous period
  785. payroll checks.  PR1.PRC is the most recent.
  786.  
  787.  
  788. HELPFUL HINTS
  789.  
  790.      When inputting information, the plus <+> key has the same
  791. effect as the enter key.  Numerical information is entered
  792. "calculator style".  The decimal point is placed automatically.
  793. Using the minus <-> key after the number enters the number as a
  794. negative.  This makes using the numeric key pad even easier.
  795.  
  796.      The escape key is always used to go back to the previous
  797. operation.  From anywhere in the program, if you continue to
  798. press the escape key, you will eventually return to the opening
  799. date question.
  800.  
  801.      The first 9 times you start a new payroll period, more disk
  802. space is required for historical files.  If you have a large
  803. business and you are using floppy disks for data storage, you
  804. can run out of disk space.  Check available disk space with the
  805. DOS DIR command occasionally.
  806.  
  807.      If you void a payroll check before starting a new payroll
  808. period, you may simply delete the check from the payroll checks
  809. by pressing the delete key, when the check is displayed on the
  810. screen.
  811.  
  812.      If you void a check after a new payroll period has started,
  813. you must enter the check as a negative payroll check, so the
  814. amounts will be reversed from the employee's payroll totals.
  815. Negative numbers are entered by first entering the amount, then
  816. pressing the minus <-> sign.
  817.  
  818.      If the federal withholding is not calculating correctly,
  819. check to see that the correct number of payroll periods has been
  820. entered in the Enter or Change Employer Data section.
  821.  
  822.      Federal withholding amounts are calculated using the
  823. percentage method detailed at the front of the Circular E
  824. withholding booklet.  This method is actually more accurate than
  825. using the tables; and will result in a small difference from the
  826. amounts in the withholding tables, if the wages fall near the
  827. top or bottom of a wage bracket.  So, if the calculated amount
  828. differs from the tables by a few dollars, it's not a problem.
  829.  
  830. SPECIAL WARNING:  Garbage In - Garbage Out.
  831.  
  832.      Although I have made every effort to eliminate the most
  833. common operator errors, it is still possible to enter complete
  834. nonsense into this program, and get incorrect payroll from the
  835. program.  Just because it is a computer doesn't make it
  836. automatically correct.  Look at the checks and printouts, and
  837. make sure the numbers are reasonable.  If you enter an incorrect
  838. check, be sure and void it.  It is your responsibility to see
  839. that your employees and the government get correct information.
  840.  
  841.  
  842. APPENDIX A - PRINTER CODES
  843.  
  844. Be sure to enter the 0 character as a zero, not a capital O.
  845. For most new printers use the EPSON commands 1B50 and 1B4D.
  846. Printer             10CPI               12CPI
  847. =====================================================
  848. AXIOM               1B1F0C              1B53
  849. BROTHER 1           1B50                1B45
  850. BROTHER 15          1B1F0D              1B1F0B
  851. CITOH 8510          1B4E                1B45
  852. DMP 2100            1B12                1B1D
  853. DMP 420 & 500       1B12                1B17
  854. DMP OTHER           1B0F                1B0E
  855. EPSON JX            14121B501B7201      14121B4DA2
  856. EPSON LQ 1500       1B50                1B4D
  857. EPSON MX            12                  0F
  858. GEMINI              1B4201              1B4202
  859. HP LASER JET        1B266B313248        1B266B313048
  860. IBM COLOR           12                  1B3A
  861. IBM GRAPHICS        12                  0F
  862. NEC 3510            1B5D4C              1B5D4A
  863. NEC 3515 & 7715     1B1F0D              1B1F0B
  864. NEC 3550            1B53                1B49
  865. NEC PINWRITER P3    1B3F30              1B3F33
  866. NEC PN 237          1B48                1B45
  867. OKIDATA 2410        1B36                1B41
  868. OKIDATA OTHERS      1E                  1C
  869. PANASONIC           1B50                1B4D
  870. PRISM               1D02                1E02
  871. PRO PRINTER         12                  1B3A
  872. PRO WRITER          1B4E                1B45
  873. QUME                1B453132            1B453130
  874. TALLY               1B5B3477            1B5B3577
  875. THINK JET           1B266B3353          1B266B3053
  876. TI 855              1B79                1B99
  877. TOSHIBA             1B1F0D              1B1F0B
  878.  
  879.  
  880.